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Lunedì, 09 Settembre 2019 15:52

La fatturazione elettronica in officina

Tutto quello che devi sapere sulla fatturazione elettronica in officina

Introdotta dalla Legge di Bilancio 2018, la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti coloro in possesso di partita IVA è entrata in vigore dal 1° gennaio 2019, e non sono escluse le autofficine. Da allora, nei casi di cessioni di beni e di prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, si è passati dalla creazione di fatture cartacee alla necessità di emettere solamente fatture in formato XML mediante l’utilizzo del Sistema di Interscambio informatico dell’Agenzia delle Entrate (SDI). È importante precisare che l’obbligo di fatturazione elettronica non vale solo nei rapporti tra imprese (B2B), ma anche tra officine e privati cittadini.

Con la sua entrata in vigore, l’utilizzo della fattura elettronica talvolta è stato, ed è tutt’ora, causa di dubbi e perplessità anche tra i titolari di officine auto. Per questo abbiamo pensato di preparare questo breve articolo che speriamo vi aiuterà a capirne di più.

Benefici della fatturazione elettronica in officina

Vogliamo iniziare dandovi una buona notizia: è vero che passare alla fatturazione elettronica potrebbe sembrare complesso, ma il suo arrivo porta con sé anche novità positive per voi meccanici!

Oltre al ruolo importante che la Fatturazione Elettronica in officina riveste in senso lato nella promozione e nello sviluppo di una nuova cultura digitale a livello nazionale, il suo valore si traduce anche in termini di risparmio e di garanzia anche per le realtà più piccole del mondo automotive.

Una volta le fatture venivano compilate a penna e, in un secondo momento anche con l’aiuto di fogli di calcolo (Word, Excel, …) e software gestionali, per poi essere consegnate o spedite al cliente (per posta, e-mail, ecc.), per di più con l’obbligo di conservare il documento in forma cartacea per almeno dieci anni, invadendo le vostre officine di carte e faldoni. Oggi invece tutte le fatture elettroniche in officina devono essere compilate e salvate in formato digitale, a vantaggio di un risparmio dato sia dall’eliminazione quasi totale di uso di carta e inchiostro per la stampa, sia da un taglio sui costi relativi alla spedizione e all’effettiva conservazione delle fatture.

Non solo, il processo digitale che genera e gestisce le fatture elettroniche inevitabilmente funge da garanzia per l’officina in termini di controllo in senso lato, di correttezza contenutistica e di valore giuridico e facilita, inoltre, la contabilità dell’officina stessa.

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Cos’è e come funziona la fatturazione elettronica in officina?

Come avrete intuito, l’e-fattura, come talvolta viene chiamata, non è altro che un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che riporta esattamente gli stessi contenuti informativi che trovereste in un’abituale fattura cartacea d’officina. Quello che cambia è il modo in cui si compilano, inviano e conservano le fatture e il fatto che queste vengano trascritte in linguaggio XML.

Fatturazione elettronica in officinaLa SDI (che ricordiamo è il Sistema di Interscambio informatico dell’Agenzia delle Entrate), punto di passaggio obbligato per tutte le Fatture Elettroniche d’officina emesse verso la Pubblica Amministrazione ed i privati, ha il compito di verificare se la fattura contiene tutti i dati necessari, l’indirizzo telematico al quale si desidera inviarla (il destinatario può decidere a sua discrezione se l’indirizzo al quale la fattura verrà recapitata sarà una PEC o un codice destinatario) e se la partita IVA, sia di chi eroga il servizio che quella del cliente, esistono realmente. Si tratta quindi di un sistema che permette di verificare che il formato del documento ed i dati riportati siano corretti e completi.

 

Cosa deve contenere la fatturazione elettronica in officina

Come anticipato, la fattura elettronica contiene gli stessi elementi che sono obbligatori nella fattura cartacea, ma, naturalmente, ha delle caratteristiche che la contraddistinguono. In particolare, quella elettronica va necessariamente compilata con un software gestionale adatto e deve essere inviata elettronicamente tramite il c.d. Sistema di Interscambio che effettua tutti i controlli necessari per quanto concerne la rispondenza del contenuto ai requisiti obbligatori.

Per predisporre ed emettere una fattura elettronica in officina, è bene inserire i seguenti dati:

 

  • i dati fiscali della vostra autofficina quali la ragione sociale, la partita IVA e codice fiscale
  • i dati fiscali del cliente quali la ragione sociale , l’indirizzo , la partita IVA o codice fiscale
  • il codice identificativo del destinatario o la PEC, fondamentale per l’invio della fattura elettronica attraverso lo SdI;
  • ed infine i dati significativi per la fattura, ovvero il numero, la data di emissione, l’importo per ogni bene o servizi erogato, più l’aliquota IVA. Se vi sono state applicate delle esenzioni va indicata la normativa di riferimento o anche lo Split Payment.

 

Una volta firmata digitalmente al fine di garantirne l’origine e il contenuto, la fattura elettronica può essere inviata al destinatario. Quando avrai terminato di compilare la tua fattura d’officina, anziché stamparla o salvarla come PDF per poterla inviare via e-mail, dovrai generare un file fattura nel formato XML.

Il modo più semplice per gestire le fatture elettroniche in officina è sicuramente tramite un software o un gestionale specifico pensato appositamente per aiutarti nella creazione di fatture in formato XML, come ad esempio il nostro gestionale di fatturazione GTA Pro. Si tratta di un software che è stato realizzato per accompagnarti in tutti i passaggi necessari per creare in maniera corretta le tue e-fatture.

È mediante gestionali di questo tipo che potrai realmente ottenere molti dei possibili benefici dati dalla Fatturazione Elettronica: ti accompagnerà nella costruzione di un processo digitale per la generazione, emissione, ricezione, gestione e conservazione delle Fatture nel formato elettronico richiesto e senza che tu faccia fatica.