fbpx
Stampa questa pagina
Venerdì, 24 Gennaio 2020 13:47

Come gestire una buona accettazione in autofficina

Gestire una buona accettazione in officina è il primo passo per una buona relazione con il clienti.

 

Tra le varie attività che quotidianamente vengono svolte all'interno di un'officina, quella dell'accettazione può veramente fare la differenza per la vostra attività se gestita nella maniera giusta.
Talvolta forse non ci si pensa, ma effettivamente si tratta del momento in cui il cliente, o possibile cliente, si interfaccia direttamente con voi ed è quindi un’importante occasione per conquistare la sua fiducia con la vostra professionalità.

Una cattiva o approssimativa gestione di questa fase cruciale può far cambiare immediatamente idea al vostro possibile cliente che, sentendosi a disagio o poco seguito, cercherà di trovare una soluzione alternativa. Purtroppo le prime impressioni contano e se un potenziale cliente matura una certa opinione sulla vostra officina è estremamente difficile fargli cambiare idea.
Ricordatevi sempre quindi che la prima impressione è di fondamentale importanza e determina in quale modo la vostra relazione cliente – officina si svilupperà.

Per questo motivo creare un percorso di accettazione che sia ben strutturato e che riesca a trasmettere il giusto messaggio al vostro cliente (o possibile cliente) non è questione di poco conto. Quando un automobilista si interfaccia per la prima volta con voi è nel vostro interesse facilitare questo processo di conoscenza reciproca.

 

Come comunicare con il cliente durante l’accettazione in autofficina?

Quando si parla di accettazione di un veicolo in autofficina è importante tenere in considerazione anche la parte più logistica di questa fase. Creare un ambiente nel quale il cliente possa sentirsi a proprio agio, dalla pulizia, al rumore, ai dettagli pensati per il comfort del cliente, è infatti imprescindibile. Una sala accoglienza che, ad esempio, è disordinata, poco luminosa o scomoda potrebbe essere percepita in maniera molto negativa. Se volete approfondire questo argomento vi consigliamo di leggere l’articolo che abbiamo dedicato all’accoglienza in officina.

Oltre all'aspetto logistico, poi, entra in gioco anche quello comunicativo. Comunicare nel modo giusto durante il momento di accettazione del veicolo in officina, se si vuole essere efficaci, è assolutamente necessario, e non solo per spiegare ai clienti il tipo di interventi che dovranno essere effettuati. Parlare con loro infatti non solo vi aiuta a comprendere in maniera più approfondita le loro esigenze e le loro necessità, ma vi dà anche la possibilità di dare e far comprendere al cliente il giusto valore del lavoro che state portando avanti. Presentare i servizi che offrite, le vostre competenze e specialità, nonché motivare i costi e le tempistiche del vostro operato, vi permetterà sicuramente di fare una buona impressione sin da subito.

Ciò che rende complesso questo aspetto della vostra attività è riuscire a adattare lo stile della comunicazione alla persona con la quale vi state interfacciando. Il modo in cui vi rivolgerete a un cliente fidelizzato non può combaciare con quello utilizzato con un cliente potenziale. Il tipo di relazione, infatti, deve essere tenuto in considerazione e deve essere la base da cui partire. Questo è particolarmente vero quando si ha a che fare con persone che non essendo ancora vostri clienti fidelizzati non conoscono il vostro modo di operare. Si renderà quindi necessario affrontare determinati argomenti e esplicitare alcuni dettagli come ad esempio le vostre tariffe, il tipo di pagamenti che accettate, se avete programmi fedeltà, se ci sono delle promozioni in atto, ecc.

Allo stesso modo ricordate anche di prendervi cura di quei clienti che ormai sono già fidelizzati, ma che comunque vanno valorizzati  e non trascurati.(proprio per il fatto che continuano a riporre fiducia nella vostra attività).

Una cosa però è sempre valida e necessaria, qualsiasi sia il cliente: siate il più espliciti e chiari possibile. Parlate e poi mettete tutto nero su bianco in modo tale da evitare possibili incomprensioni che potrebbero portare a spiacevoli contrasti.

 

blog autronica accettazione veicolo autofficina

Come gestire al meglio l'accettazione in officina?

Uno strumento molto utile per far sì che ciò che dite durante l'accoglienza clienti trovi un effettivo riscontro è la scheda di accettazione del veicolo in autofficina. Si tratta di un documento pensato proprio per chi lavora in officina che permette di segnare in maniera precisa ed efficace i bisogni del cliente, il tipo di intervento richiesto e le condizioni generali dell’automobile al momento dell’accettazione, aiutandovi quindi a tutelare voi stessi e i vostri clienti. 

 

Perché è utile compilare un documento di questo tipo?

La firma dell’accettatore e del cliente sulla scheda di accettazione vi aiuta a non incappare in spiacevoli (e spesso complesse) contestazioni nel momento in cui l’auto viene ritirata a fine lavori.

Proprio perché sappiamo quando una scheda di accettazione veicolo può essere importante nella gestione quotidiana della vostra officina abbiamo pensata di crearne una pensata proprio per voi, dove potrete indicare utili di varia natura quali, ad esempio, i chilometri in entrata, il livello di carburante, lo stato delle gomme, la presenza della ruota di scorta, gli eventuali danni sulla carrozzeria, ecc.

Se siete abbonati al nostro catalogo Autronica Multimedia la potete trovare nella sezione dedicata al marketing, accedendo all'area clienti qui: stampatela o compilatela a video secondo le vostre necessità.

Se invece non siete ancora nostri abbonati, ma desiderate utilizzare comunque la nostra scheda per l’accettazione cliccate sul bottone alla fine di questo articolo per riceverla gratuitamente. Scaricatela e stampatela ogni volta che vi serve!

 

 

Altri consigli pratici per trasformare il momento dell'accettazione in officina in fonte di informazioni preziose.

Oltre a informarsi sui motivi precisi per cui l’autista ha ritenuto necessario portare l’automobile nella vostra officina, potete cogliere l’occasione per fare domande volte a far lavorare di più voi e rendendo, contemporaneamente, più soddisfatto il vostro cliente perché probabilmente in questo modo gli eviterete un’ulteriore visita in officina. Le spazzole dei tergicristalli devono essere cambiate? Ci sono spie che si accendono senza motivo? Tutti gli accessori dell'automobile funzionano correttamente? Si tratta di domande veloci che possono essere di grande aiuto.

Un altro consiglio è quello di scattare delle fotografie all’automobile sia prima che dopo il vostro intervento in modo tale da mettere in risalto il lavoro svolto e le migliorie che sono state apportate alla vettura ed allegarle al foglio di accettazione veicolo.

Esistono software gestionali e applicazioni che possono aiutarvi a curare questo momento importante del vostro lavoro in modo digitale ed informatizzato. La nostra nuova soluzione gestionale GTA Pro per esempio, pensata per aiutarvi a gestire le vostre attività in maniera semplice ed efficace dall’accettazione del veicolo alla fatturazione elettronica, ha la possibilità di trattare l'accettazione e la restituzione del veicolo in mobilità con l'aiuto di un tablet connesso al pc dell'amministrazione.

Infine, prima di iniziare i lavori potreste garantire al cliente che qualora fosse necessario gli verrà mostrato il pezzo usurato o rotto che è stato sostituito, giustificando in tal modo il lavoro e quindi la spesa.